Mise à jour: 23 janvier 2013
Version: 1.0
Author: Jean-Louis Bicquelet-Salaün
Location: http://jlbicquelet.free.fr
Copyright: (c) 2013 Jean-Louis BICQUELET

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les réunions

présentation

Les réunions permettent aux participants de partager leurs connaissances et leurs informations.

La finalité d'une réunion est:

• réunir les différents acteurs du projet
• faire le point sur l'avancé du projet (en particulier ce qui a été réalisé, le en cours et le reste à faire)
• faire le point sur le planning (avance ou retard réel ou prévisible)
• prendre des décisions

Il faut garder à l'esprit qu'une réunion est toujours chronophage. Il faut donc suivre les règles suivantes:

• Leurs nombres doit être limité.
• L'utilité de la réunion doit être vérifié. Il faut se poser les questions:
  • En quoi cette réunion est utile?
  • Qu'est ce que j'attends de la réunion en tant que pilote ?
  • Qu'est que les participants en attendent ?
• Leurs durées doit être réduite.
• La réunion doit être conduite avec un esprit d'efficacité et déboucher sur des actions concrètes

type de réunion

Il y a trois type de réunion:

• réunion d'information
• réunion d'échange
• réunion de stimulation
• réunion de décision

La réunion d'information sert à diffuser l'information de manière officielle entre les différents acteurs du projet. On peut aussi donner desinstructions.L'animateur de ce type de réunion doit avoir un comportement d'écoute et de sollicitation. Il faut éviter de se comporter en décideur.

La réunion d'échange permet de favoriser le dialogue et receuillir les points de vue. Elle vise aussi à amener un bon climat dans le groupe.Il est important que le maximum de participants expose et justifie son point de vue par des arguments concrêts. L'animateur a pour rôle de gérer le temps de parole, les conflits, éviter les dérapages et recentrer le débat vers le sujet de la réunion. Il est conseillé de réaliser un tour de table et de clore en vérifiant que tous les participants ont pu s'exprimer.

La réunion de stimulation sert à extraire des idées créatives.

La réunion de décision est destiner à choisir et valider une décision comprise et acceptée de tous.

Le déroulement est le suivant:

• exposer la situation et les difficultés rencontrées
• identifier les choix possibles regroupés par lots
• analyser chaque lot pour en déterminer les avantages et les inconvénients
• faire choisir l'option retenue et la valider la décision par le groupe

organisation de la réunion

La réunion s'organise autour de 3 points:

• avant, une réunion se prépare (objectifs, participants, modalités, lieu et date)
• pendant, une réunion s'anime et se conduit pour atteindre son objectif
• après, on établit un compte rendu qui doit être diffusés aux participants (et à ceux qui ne sont pas venus)

préparation

déroulement

compte rendu